Ny användare i Pyramid, vad är viktigast första veckan?
Att börja arbeta i Pyramid blir enklare när den nya användaren får en tydlig start. Första veckan handlar inte om att kunna allt, utan om att förstå arbetsflödet, hitta rätt i systemet och veta när man ska fråga.
Här går vi igenom vad som brukar vara viktigast att få på plats tidigt, både för användaren själv och för företaget som vill få en tryggare onboarding.
Börja med rollen, inte med alla funktioner
Affärssystemet Pyramid kan stödja många delar av verksamheten: ekonomi, lager och logistik, försäljning, CRM, produktion och projekt. För en ny användare blir det därför lätt för mycket om introduktionen börjar med hela systemet.
Börja istället med användarens faktiska roll.
En person som arbetar med order behöver förstå andra moment än en person som arbetar med leverantörsfakturor, kundreskontra eller CRM. Det viktigaste första veckan är därför att ringa in:
- vilka rutiner användaren ska arbeta i
- vilka uppgifter som ska göras dagligen
- vilka moment som bara görs ibland
- vem internt som ansvarar för frågor och beslut
- när användaren ska kontakta support eller systemansvarig
När introduktionen kopplas till verkliga arbetsuppgifter blir Pyramid lättare att ta till sig.
Förstå grundflödet innan detaljerna
Många frågor i början handlar egentligen om sammanhang. Var kommer informationen ifrån? Vad händer efter att jag sparar? Vem påverkas om jag gör fel? Vad behöver vara klart innan nästa steg?
Första veckan bör därför ge användaren en enkel bild av flödet.
Det kan till exempel handla om hur en order går vidare, hur ett underlag blir en faktura, hur kundinformation används i CRM eller hur lagerstatus påverkar andra delar av verksamheten. Det behöver inte vara en djup systemgenomgång. Målet är att användaren ska förstå varför momenten görs i en viss ordning.
När grundflödet sitter blir det också lättare att lära sig detaljerna senare.
Gå igenom vardagsmomenten i lugn takt
En bra första vecka innehåller praktiska moment, men i lagom mängd. Det är bättre att användaren blir trygg i några få återkommande uppgifter än att snabbt få en rundtur genom för många delar av systemet.
Exempel på moment som ofta passar tidigt:
- hitta rätt kund, leverantör, artikel eller projekt
- förstå vilka fält som är viktiga
- skapa, ändra och följa upp ett vanligt ärende eller dokument
- se status och historik
- veta vad som ska kontrolleras innan något sparas eller skickas vidare
- förstå vilka fel som går att rätta själv och vilka som ska lyftas
Här är det bra att använda verkliga exempel från den egna verksamheten. Då blir utbildningen mer konkret och mindre teoretisk.
Sätt tydliga ramar för behörighet och ansvar
Nya användare behöver också förstå vad de får göra i systemet. Det handlar både om behörigheter och om ansvar.
Det bör vara tydligt:
- vilka delar av Pyramid användaren har tillgång till
- vilka moment som kräver godkännande
- vilka ändringar som påverkar ekonomi, lager, kundrelationer eller rapportering
- hur man ska dokumentera avvikelser eller frågor
- vem som ansvarar för ändringar i arbetssätt eller inställningar
Detta minskar risken för osäkerhet och gör det enklare för användaren att arbeta självständigt.
Planera för frågor efter utbildningen
Det är vanligt att de bästa frågorna kommer först när användaren har börjat arbeta på riktigt. Därför bör onboarding inte bara vara ett utbildningstillfälle. Den bör följas upp.
En enkel modell kan vara:
- Introduktion till roll och arbetsflöde.
- Genomgång av de vanligaste vardagsmomenten.
- Eget arbete med stöd nära till hands.
- Uppföljning efter några dagar.
- Fördjupning när användaren vet vilka frågor som faktiskt uppstår.
Det gör att utbildningen blir mer relevant och att användaren inte behöver bära allt i huvudet från start.
När passar en riktad Pyramidutbildning?
En riktad utbildning passar särskilt bra när ni har nya användare, nya rutiner, förändrade roller eller när flera personer behöver arbeta mer likartat i Pyramid.
Utbildning kan också vara värdefull när ni märker att samma frågor återkommer, att användare gör på olika sätt eller att arbetet tar längre tid än det borde. Då är det ofta inte bara en kunskapsfråga, utan även en fråga om arbetssätt.
Vi erbjuder utbildningar i Pyramid, webinar och seminarier för olika delar av systemet. Vi hjälper er att lägga utbildningen på rätt nivå, så att användarna får stöd i de moment de faktiskt behöver i vardagen.
Checklista för första veckan som ny Pyramidanvändare
Gå gärna igenom detta med varje ny användare:
- Vilka arbetsuppgifter ska användaren göra i Pyramid?
- Vilka rutiner ska användaren kunna första veckan?
- Vilka fält, statusar och kontroller är viktigast?
- Vilka moment får användaren göra själv?
- Vem svarar på frågor internt?
- När ska support eller konsultstöd kontaktas?
- När ska utbildningen följas upp?
Vill ni ge nya användare en tryggare start?
Vi hjälper er med utbildning i Pyramid för nya användare, både för enskilda roller och för team som vill arbeta mer strukturerat i systemet. Ni kan också se aktuella kurser och event för Pyramid när ni vill planera nästa utbildningstillfälle.
Nyhetsbrev
Prenumerera
Prenumerera på våra nyhetsbrev och håll dig uppdaterad om de senaste nyheterna om Pyramid, innovativa lösningar och inbjudningar till våra webinarium.
Låter det intressant?
Ta kontakt med oss så berättar vi mer om hur Pyramid kan hjälpa er verksamhet!
Kontakt
Norrtullsgatan 6,
113 29 Stockholm
Öppettider support:
Kl: 8:00 och 17:00
Lunchstängt mellan kl 12 och 13
Copyright © 2024 Wiigdata AB