Vanliga misstag vid byte av affärssystem
Ett byte av affärssystem påverkar mer än själva tekniken. Det påverkar arbetssätt, ansvar, utbildning, data, rapportering och vardagen för många olika roller i företaget. För företag som utvärderar Pyramid affärssystem blir förarbetet extra viktigt, eftersom systemet ofta ska bära flera delar av verksamheten samtidigt.
De vanligaste misstagen uppstår därför sällan för att systemet är fel valt. De uppstår när förarbetet är för otydligt, när processen underskattas eller när organisationen inte får tillräckligt stöd före och efter uppstart.
Misstag 1: Otydlig målbild
Många projekt börjar med att företaget vet vad som inte fungerar i det gamla systemet. Det är en bra start, men det räcker inte.
För att ett systembyte ska bli bra behöver ni också veta vad det nya arbetssättet ska göra enklare. Handlar det om bättre kontroll på lager och logistik? Smidigare ekonomi och fakturering? Bättre CRM-stöd? Tydligare projektflöden? Mer struktur i produktion eller service?
En tydlig målbild gör det lättare att prioritera rätt. Den hjälper också alla inblandade att förstå varför vissa beslut tas under projektet.
Misstag 2: För lite tid på processer och ansvar
Affärssystemet ska stödja verksamhetens flöden. Därför behöver ni gå igenom hur arbetet faktiskt görs idag och hur det bör göras framåt.
Det kan handla om:
- hur order kommer in och hanteras
- hur kunddata ska användas
- hur lager, artiklar och leveranser ska följas upp
- hur fakturering och redovisning hänger ihop
- vilka roller som ska godkänna, kontrollera eller följa upp olika steg
Om processerna inte är tydliga finns risken att det nya systemet bara återskapar gamla problem i en ny miljö.
Misstag 3: Att underskatta datakvalitet
Data är ofta en större fråga än man tror. Kunder, artiklar, leverantörer, priser, projekt och historik behöver hanteras med omsorg.
Det är lätt att tänka att all data bara ska flyttas över. I praktiken behöver ni ofta ta ställning till vad som ska med, vad som ska städas, vad som ska kompletteras och vad som inte längre är relevant.
Bra datakvalitet gör uppstarten lugnare. Då blir rapporter mer användbara, användarna hittar rätt och det blir färre frågor efter driftstart.
Misstag 4: För sen utbildning
Utbildning hamnar ibland för sent i projektet. Då får användarna lära sig systemet samtidigt som de ska börja arbeta skarpt, vilket skapar stress och onödiga supportärenden.
Utbildning bör planeras som en del av implementationen, inte som ett tillägg i slutet.
Det är särskilt viktigt att utbildningen kopplas till roll och arbetsflöde. Ekonomi, försäljning, lager, produktion och projekt behöver ofta olika nivåer av introduktion. Alla behöver inte kunna allt, men varje användare behöver förstå sin del av helheten.
Misstag 5: Ingen plan för tiden efter uppstart
Ett affärssystemprojekt slutar inte när systemet är igång. De första veckorna efter uppstart är ofta avgörande.
Då märks vilka rutiner som sitter, vilka frågor som återkommer och vilka justeringar som behövs. Det är också då användarna behöver känna att det finns stöd nära till hands.
Planera därför för uppföljning redan från början:
- vem tar emot frågor internt?
- vilka frågor ska gå till support?
- vilka justeringar ska samlas till en uppföljning?
- när ska utbildningen kompletteras?
- vilka delar ska utvärderas efter första perioden?
Med en tydlig efterfas blir övergången tryggare.
Misstag 6: Att göra projektet för tekniskt
Ett affärssystembyte är ett verksamhetsprojekt med tekniska delar, inte bara ett tekniskt projekt.
Systemet ska fungera för människor som arbetar med kunder, order, lager, redovisning, projekt, produktion och uppföljning. Därför behöver dialogen hela tiden handla om både system och vardag.
Det är här en erfaren partner kan göra stor skillnad. Inte genom att göra projektet större än det behöver vara, utan genom att ställa rätt frågor i rätt ordning.
Så minskar ni risken
Inför ett systembyte bör ni ha svar på dessa frågor:
- Vad ska bli bättre än idag?
- Vilka processer är viktigast att få rätt?
- Vilken data behöver städas eller kompletteras?
- Vilka användargrupper behöver utbildning?
- Vem ansvarar för beslut under projektet?
- Hur ska support och uppföljning fungera efter uppstart?
När detta är tydligt blir det enklare att ta nästa steg.
Vill ni planera ett byte till Pyramid?
Vi arbetar med konsultation och implementation av Pyramid för företag som vill få ett tryggare systembyte. Vi hjälper både företag som redan arbetar i Pyramid Business Studio och företag som står inför ett nytt affärssystem.
Nyhetsbrev
Prenumerera
Prenumerera på våra nyhetsbrev och håll dig uppdaterad om de senaste nyheterna om Pyramid, innovativa lösningar och inbjudningar till våra webinarium.
Låter det intressant?
Ta kontakt med oss så berättar vi mer om hur Pyramid kan hjälpa er verksamhet!
Kontakt
Norrtullsgatan 6,
113 29 Stockholm
Öppettider support:
Kl: 8:00 och 17:00
Lunchstängt mellan kl 12 och 13
Copyright © 2024 Wiigdata AB